O serviço não foi entregue no prazo. A mercadoria chegou fora da especificação. O pagamento foi feito, mas a obra parou no meio. Situações assim são comuns na rotina de qualquer empresa e costumam gerar a mesma reação: irritação e vontade de resolver logo. Agir com pressa, porém, pode enfraquecer a sua posição. O melhor caminho começa com organização.
1. Leia o contrato antes de qualquer passo
O contrato é o mapa da solução. Antes de cobrar, verifique:
- o que exatamente foi prometido, com quais especificações e em qual prazo;
- se há multa (cláusula penal) para atraso ou descumprimento;
- se existe cláusula resolutiva expressa, que permite encerrar o contrato em caso de descumprimento;
- como devem ser feitas as notificações entre as partes;
- qual é o foro ou a forma de solução de conflitos, como mediação ou arbitragem.
Também vale conferir se a sua empresa cumpriu tudo o que lhe cabia. Pelo art. 476 do Código Civil, nos contratos bilaterais, nenhuma das partes pode exigir o cumprimento da outra antes de cumprir a sua própria obrigação. É a chamada exceção do contrato não cumprido, e ela pode ser usada contra você se houver pendência do seu lado.
2. Reúna as provas
Antes de qualquer conversa mais dura, organize a documentação: contrato e aditivos, propostas, e-mails, mensagens, notas fiscais, comprovantes de pagamento, fotos, relatórios e registros de entrega. Se o problema for técnico, como uma obra mal executada ou um equipamento com defeito, considere um laudo ou parecer de especialista. Quanto melhor a prova, mais forte a negociação e, se necessário, o processo.
3. Formalize a cobrança
Conversas informais têm seu valor, mas é importante registrar a cobrança por escrito. A notificação extrajudicial serve para:
- comunicar formalmente o descumprimento;
- dar um prazo para regularização;
- constituir o devedor em mora, quando o contrato não tiver prazo certo (art. 397, parágrafo único, do Código Civil);
- demonstrar boa-fé e disposição para resolver.
Se a obrigação tinha data certa para ser cumprida, o simples vencimento já coloca o devedor em mora (art. 397, caput). Ainda assim, a notificação ajuda a registrar os fatos e abre espaço para acordo.
4. Escolha o caminho: exigir o cumprimento ou encerrar o contrato
O art. 475 do Código Civil dá à parte prejudicada duas opções: exigir o cumprimento do contrato ou pedir sua resolução. Em ambos os casos, é possível cobrar indenização por perdas e danos.
Exigir o cumprimento faz sentido quando a entrega ainda tem utilidade: a obra precisa ser concluída, o produto precisa ser substituído, o serviço precisa ser refeito.
Encerrar o contrato é o caminho quando a confiança acabou ou a entrega perdeu o sentido. Aqui a cláusula resolutiva faz diferença: se for expressa no contrato, opera de pleno direito; se não houver, a resolução depende de interpelação judicial (art. 474).
5. O que pode ser cobrado
Além da própria obrigação, o credor pode buscar:
- multa contratual, se prevista; para exigi-la, não é necessário provar prejuízo (art. 416);
- perdas e danos, que abrangem o que a empresa efetivamente perdeu e o que razoavelmente deixou de lucrar (art. 402);
- juros, correção monetária e honorários de advogado, conforme o art. 389.
Se o prejuízo for maior do que a multa, a indenização suplementar só pode ser cobrada se o contrato permitir (art. 416, parágrafo único). Esse é mais um motivo para revisar bem as cláusulas na hora de assinar.
6. Tente negociar, com método
Grande parte dos conflitos contratuais se resolve sem processo. Uma negociação bem conduzida, com documentos na mesa e proposta clara, costuma ser mais rápida e mais barata. Se houver acordo, formalize por escrito, com novos prazos, multa por novo descumprimento e, sempre que possível, assinatura que permita a cobrança direta em caso de quebra.
A mediação também é uma boa alternativa, especialmente quando há interesse em preservar a relação comercial.
7. Se não houver solução, a via judicial
Quando a negociação falha, o caminho depende do tipo de documento que a empresa tem:
- se o contrato for título executivo extrajudicial, como o documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas (art. 784, III, do Código de Processo Civil), é possível ir direto à execução, que é mais rápida;
- se não for, cabe ação de cobrança, ação de obrigação de fazer, ação de resolução contratual ou ação indenizatória, conforme o caso.
Atenção aos prazos. A pretensão de cobrar dívida líquida constante de instrumento público ou particular prescreve em cinco anos (art. 206, § 5º, I, do Código Civil), e outros pedidos podem ter prazos diferentes. Esperar demais pode significar perder o direito.
O que evitar
- Reter pagamentos sem base no contrato. Pode transformar a sua empresa em inadimplente.
- Contratar outro fornecedor e cobrar a diferença sem ter notificado antes. Sem registro formal, fica mais difícil provar que a substituição era necessária.
- Fazer ameaças ou expor a outra parte publicamente. Além de prejudicar a negociação, pode gerar responsabilidade.
- Deixar o tempo passar. Provas se perdem e prazos correm.
A prevenção começa na assinatura
Muitos desses problemas são resolvidos, ou evitados, por um contrato bem redigido: obrigações claras, prazos objetivos, multa adequada, cláusula resolutiva expressa, regras de notificação e forma de cobrança direta. O contrato que parece burocrático na hora de assinar é o que mais protege quando algo dá errado.